3.1 Notið grunnorðaforða

Þennan hluta handbókarinnar mætti kjarna sem: „Notið stutt, einföld og algeng orð.“ Það er ágæt regla og raunar láta sumar leiðbeiningar um auðlesið mál þar við sitja. Ein og sér er þessi regla þó ekki fullnægjandi því þá er það alfarið í höndum þýðenda og textahöfunda að meta hvað sé einfalt og hvað sé algengt.

Orðtíðnilistar á borð við MÍNO eða Orðtíðnivef Árnastofnunar geta komið að gagni og veitt hlutlægar upplýsingar um algengi orða. Á sama tíma má ekki reiða sig um of á orðtíðnilista. Þeir byggja á málheildum sem samanstanda að stórum eða öllum hluta af rituðu máli. Notendur auðlesinna texta eru eðli málsins samkvæmt ekki endilega kunnugir almennu ritmáli. Því er ekki sjálfgefið að þeir þekki öll þau orð sem teljast algeng í ritmáli þar sem auðlesið efni er mun nær talmáli. Orðtíðnilistar geta engu að síður verið ákveðinn útgangspunktur og sé orð neðarlega á viðeigandi orðtíðnilista þarf að spyrja sig hvort ekki þurfi að skýra það vel.

Tíðni orða í tali barna gæti einnig komið að gagni hér. Hún sýnir hvaða orð börn nota helst til að tjá sig í samtölum við fullorðna. Þar er að finna hátt í 8.000 orðmyndir og tæp 4.000 flettiorð.

Það er ekki til nein ein fullkomin og algild regla. Þýðendur og höfundar auðlesinna texta verða að reiða sig að einhverju leyti á reynslu og þekkingu sína og annarra. Sem þumalputtareglu má minna á grunnreglu 2 að sækja fremur í miðjuna en jaðarinn. Væri hægt að skrifa „læknir“ í staðinn fyrir „kvensjúkdómalæknir“? „Blóm“ fremur en „lambagras“? Ef svo er skal gera það. Ef ekki skal útskýra orðið, jafnvel með myndum.

Með því að nýta þennan grunnorðaforða sem mest er dregið úr flækjustigi textans og aðalatriðin komast betur til skila.

3.2 Notið stutt orð eins og hægt er

Því lengra sem orð er, því erfiðara er að lesa það. Það gildir fyrir alla lesendur, ekki einungis þá sem nýta sér auðlesinn texta. Það tekur mun lengri tíma að lesa eitt fimmatkvæðisorð en fimm einsatkvæðisorð, með tilheyrandi hættu á misskilningi. Þetta er þó sérstaklega vandasamt fyrir notendur auðlesinna texta sem þurfa þá að leggja þeim mun meira á sig til að skilja textann. Þar sem auðlesnir textar eiga að hámarka skiljanleika og ryðja burt öllum mögulegum hindrunum skal nota eins stutt orð og hægt er alls staðar þar sem því verður við komið.

Annað sem mælir með notkun stuttra orða er að það er ekki alltaf augljóst hvar löng og samsett orð skiptast. Vanir lesendur eru ekki í vafa enda þekkja þeir gjarnan til viðfangsefnisins og búa að ríkari bakgrunnsþekkingu og auðveldara aðgengi að upplýsingum. Notendur auðlesinna texta hafa gjarnan haft færri tækifæri til að afla sér upplýsinga og tileinka sér „almenna þekkingu“.

Þegar lesandinn þarf að brjóta langt orð niður í smærri einingar þarf hann að púsla þeim aftur saman í huganum. Það krefst einbeitingar og getur dregið athyglina frá stóra samhenginu og inntaki textans. Þetta getur líka smitað út frá sér þar sem erfiðara verður að bera kennsl á nærliggjandi orð í svipinn. Þau eru tekin inn hvert fyrir sig og aftur þarf að setja hluta saman sem annars hefðu myndað eina heild til að byrja með. 

Sé nauðsynlegt að nota lengri orð í textanum skal gera þau læsilegri með miðjupunkti.

3.3 Forðist fræði-, töku og erlend orð

Fræði-, töku- og erlend orð tilheyra ekki grunnorðaforða íslenskunnar. Erlend orð tilheyra ekki einu sinni íslensku. Höfundar og þýðendur auðlesinna texta þurfa því eftir fremsta megni að nota íslensk orð. Vandinn er að stundum eru ekki til nein orð á íslensku sem ná utan um það sama og töku- eða erlend orð. Séu þau til eru þau gjarnan lítið notuð fræðiorð sem alveg jafn ólíklegt er að lesendur þekki og skilji.

Enn og aftur er fyrsta skrefið að meta hve mikilvægt orðið er fyrir textann, umorða ef það er hægt eða útskýra ef þess þarf. Markmið textans getur til dæmis verið að gera lesendum kleift að skilja ákveðin orð þar sem þau eru notuð utan auðlesinna texta. 

Dæmi um þetta eru skýringar á eyðublöðum þar sem ákveðin orð koma fyrir og hafa tiltekna lagalega merkingu. Til þess að geta tekið upplýsta ákvörðun og fyllt eyðublaðið rétt út verður lesandinn að skilja þessa merkingu og því verða orðin að koma fyrir í auðlesna textanum eins og þau standa í frumtextanum. Eins ef verið er að upplýsa lesendur um tiltekna sjúkdóma, aðgerð eða meðhöndlun má umorða stóran hluta textans en sumu má ekki breyta og krefst það því nákvæmrar skýringar.

3.4 Sleppið skammstöfunum 

Orðasambönd sem eru algeng í texta eru gjarnan skammstöfuð. Má þar nefna til dæmis „t.d.“ (= „til dæmis“), „m.a.“ (= „meðal annars“), „o.s.frv.“ (= „og svo framvegis“), og svo framvegis.

Í auðlesnum textum skal ekki skammstafa þessi orðasambönd þar sem ekki er hægt að gera ráð fyrir þekkingu á þessum ritvenjum. Að auki þarf lesandinn að taka skammstöfunina í sundur og setja aftur saman með orðunum sem stafirnir standa fyrir. Það krefst vinnu sem vanir lesendur taka ekki eftir en getur vafist fyrir óvönum lesendum. Það sama gildir um orð eins og „króna“ (= „kr.“) og „Reykjavík“ (= „Rvk“). 

Málið vandast örlítið þegar kemur að stofnunum og fyrirtækjum sem nota gjarnan heiti og skammstöfun jöfnum höndum:

·      Ríkisútvarpið /RÚV

·      Tryggingastofnun Ríkisins/TR

·      Evrópusambandið/ESB

·      Vátryggingafélag Íslands/VÍS

·      Rannsóknamiðstöð Íslands/Rannís

·      Háskóli Íslands/HÍ

Almennt skal heitið skrifað út enda orð gagnsærri en skammstafanir. Hafi skammstöfunin rækilega fest sig í sessi í talmáli má láta hana fylgja með. Ríkisútvarpið (RÚV) er gott dæmi um það. Gildir þetta oft líka um erlendar skammstafanir á stofnunum sem slæðast inn í tungumálið okkar svo sem NATO og EFTA. 

Gera skal undantekningu á þessari reglu þegar kemur að orðum og fyrirbærum sem eru nánast eingöngu þekkt undir skammstöfuninni. Má þar nefna BSÍ sem dæmi. Umferðarmiðstöðin er kölluð BSÍ í daglegu tali og eflaust ekki allir sem vita fyrir hvað BSÍ stendur (Bifreiðastöð Íslands). Rannís er annað dæmi um það hvernig skammstöfun verður ráðandi í tungumálinu og sést það á því að hún er rituð eins og hvert annað sérnafn og tekur jafnvel beygingu. Engin þörf er þá á að taka fram fullt heiti stofnunarinnar.

Erlendar skammstafanir hafa einnig fest sig í sessi í heimi vísindanna. DNA er ekki bara þjálla en deoxýríbósakjarnsýra heldur líka það sem erfðaefni allra lífvera er jafnan kallað í bæði daglegu og fræðilegu tali. Skrifa skal DNA í auðlesnum textum. Það sama á við um HIV en sem dæmi skal skrifa alnæmi fremur en AIDS.